Ladies, ingin menulis surat undangan yang menarik untuk pertemuan bisnis penting, tetapi tidak tahu caranya? Jangan khawatir! Ladies Corner akan bantu menjelaskan beberapa contoh surat undangan yang bisa digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan.
Pasalnya, surat undangan ini merepresentasikan pihak yang membuatnya. Jadi, jika susunan atau bahasa yang digunakan kacau, maka berdampak pada nama instansi atau perusahaan itu sendiri, loh! Untuk itu, simak yuk artikel berikut ini supaya enggak salah!
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Ketika membuat sebuah surat, dalam jenis apa pun itu, sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana formatnya. Dengan begitu, tulisan dan tujuan kita pun jadi lebih terarah. Nah, untuk surat undangan berikut ini format yang umumnya digunakan:
1. Kop Surat
Surat undangan rapat bersifat resmi maka dalam pembuatannya membutuhkan kop surat. Bagian kop surat ini berguna untuk menunjukkan identitas sebuah perusahaan atau instansi yang mengundang.
2. Tanggal Surat
Sama halnya dengan surat resmi pada umumnya, tanggal surat dibuat mengacu pada waktu surat tersebut dibuat.
3. Nomor surat
Nomor surat ditulis sesuai dengan format perusahaan atau instansi yang membuatnya agar memudahkan proses arsip dan administrasi ya, Ladies.
4. Perihal
Meski terlihat sepele, namun bagian “perihal” sangat berguna untuk memudahkan pihak penerima undangan. Tujuannya untuk memberitahu ringkasan surat tersebut dan inti dari pembahasan rapat yang akan dilaksanakan.
5. Pihak yang ditujukan dan alamat
Agar surat tersampaikan dengan baik, maka nama pihak yang dituju harus ditulis secara lengkap. Jangan lupa untuk mencantumkan alamat singkat dari pihak yang akan berpartisipasi dalam rapat tersebut.
6. Salam pembuka
Sebelum langsung menyebutkan maksud dan tujuan surat undangan tersebut, salam pembuka perlu dituliskan dengan bahasa yang sopan dan benar.
7. Isi surat
Bagian ini merupakan inti dan terpenting dari keseluruhan format surat. Isinya menyangkut informasi lengkap mengenai:
waktu dan tempat dilaksanakannya rapat
pokok pembahasan rapat
tujuan rapat
informasi penting lainnya yang berkaitan dengan rapat.
8. Salam penutup
Setelah selesai memberi informasi mengenai rapat tersebut, surat ditutup dengan salam yang juga dengan bahasa sopan dan benar.
9. Lampiran
Jika seandainya rapat memerlukan informasi tambahan atau mungkin dokumen pendukung, maka bisa dibuat di bagian lampiran. Oleh karena bersifat sebagai pendukung, maka tidak semua surat undangan membutuhkan lampiran di dalamnya.
10. Tanda tangan dan dibubuhi stempel
Terakhir, surat undangan rapat bersifatn resmi maka harus diberi tanda tangan dengan nama jelas serta dibubuhkan stempel.
Contoh Surat Undangan Rapat
1. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
2. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
3. Contoh Surat Undangan Rapat Kantor
4. Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW
5. Contoh Surat Undangan Rapat PNS
6. Contoh Surat Undangan Rapat Desa/Kelurahan
Sekarang sudah memiliki gambaran lebih jelas kan Ladies bagaimana membuat surat undangan itu? Selamat mencoba!
