Inilah 6 Contoh Surat Undangan untuk Rapat dan Cara Membuatnya

0
112

Penulis: Raizza | Editor: Agnes

Ladies, ingin menulis surat undangan yang menarik untuk pertemuan bisnis penting, tetapi tidak tahu caranya? Jangan khawatir! Ladies Corner akan bantu menjelaskan beberapa contoh surat undangan yang bisa digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan. 

Pasalnya, surat undangan ini merepresentasikan pihak yang membuatnya. Jadi, jika susunan atau bahasa yang digunakan kacau, maka berdampak pada nama instansi atau perusahaan itu sendiri, loh! Untuk itu, simak yuk artikel berikut ini supaya enggak salah!

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Surat Undangan untuk Rapat

Ketika membuat sebuah surat, dalam jenis apa pun itu, sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana formatnya. Dengan begitu, tulisan dan tujuan kita pun jadi lebih terarah. Nah, untuk surat undangan berikut ini format yang umumnya digunakan:

1. Kop Surat

Surat undangan rapat bersifat resmi maka dalam pembuatannya membutuhkan kop surat. Bagian kop surat ini berguna untuk menunjukkan identitas sebuah perusahaan atau instansi yang mengundang.

2. Tanggal Surat

Sama halnya dengan surat resmi pada umumnya, tanggal surat dibuat mengacu pada waktu surat tersebut dibuat.

3. Nomor surat

Nomor surat ditulis sesuai dengan format perusahaan atau instansi yang membuatnya agar memudahkan proses arsip dan administrasi ya, Ladies.

4. Perihal

Meski terlihat sepele, namun bagian “perihal” sangat berguna untuk memudahkan pihak penerima undangan. Tujuannya untuk memberitahu ringkasan surat tersebut dan inti dari pembahasan rapat yang akan dilaksanakan.

5. Pihak yang ditujukan dan alamat

Agar surat tersampaikan dengan baik, maka nama pihak yang dituju harus ditulis secara lengkap. Jangan lupa untuk mencantumkan alamat singkat dari pihak yang akan berpartisipasi dalam rapat tersebut. 

6. Salam pembuka

Sebelum langsung menyebutkan maksud dan tujuan surat undangan tersebut, salam pembuka perlu dituliskan dengan bahasa yang sopan dan benar. 

7. Isi surat

Bagian ini merupakan inti dan terpenting dari keseluruhan format surat. Isinya menyangkut informasi lengkap mengenai:

  • waktu dan tempat dilaksanakannya rapat
  • pokok pembahasan rapat
  • tujuan rapat
  • informasi penting lainnya yang berkaitan dengan rapat. 

8. Salam penutup

Setelah selesai memberi informasi mengenai rapat tersebut, surat ditutup dengan salam yang juga dengan bahasa sopan dan benar.

9. Lampiran

Jika seandainya rapat memerlukan informasi tambahan atau mungkin dokumen pendukung, maka bisa dibuat di bagian lampiran. Oleh karena bersifat sebagai pendukung, maka tidak semua surat undangan membutuhkan lampiran di dalamnya.

10. Tanda tangan dan dibubuhi stempel

Terakhir, surat undangan rapat bersifatn resmi maka harus diberi tanda tangan dengan nama jelas serta dibubuhkan stempel.

Contoh Surat Undangan Rapat

1. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah

2. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS

3. Contoh Surat Undangan Rapat Kantor

4. Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW

5. Contoh Surat Undangan Rapat PNS

6. Contoh Surat Undangan Rapat Desa/Kelurahan

Sekarang sudah memiliki gambaran lebih jelas kan Ladies bagaimana membuat surat undangan itu? Selamat mencoba!

Baca Juga:

Wajib Tahu! Ini Contoh Surat Perjanjian Kontrak Kerja Karyawan

Tips dan Contoh Membuat Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan

Apa Itu Surat Referensi Kerja dan Cara Membuatnya