Salah satu surat resmi yang cukup penting untuk kita ketahui adalah surat dinas. Mengingat kegunaanya dalam perusahaan membuat kita harus mempelajari struktur dan cara membuatnya. Jangan sampai kegiatan operasional terhalang karena Ladies tidak tahu cara membuatnya, ya.
Seperti namanya, surat dinas berfungsi sebagai dokumen resmi yang menyangkut informasi tentang kedinasan. Surat ini sendiri memiliki berbagai macam jenis, mulai dari pengangkatan dan perpindahan pegawai, kenaikan pangkat atau gaji, surat tugas perjalanan, atau mungkin keputusan pemberhentian pegawai.
Struktur dalam Surat Dinas
Struktur surat dinas sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya. Berikut ini ada struktur yang harus ada dalam surat dinas.
1. Kop atau kepala surat
Sebagai bagian dari surat resmi, maka struktur pertama yang harus ada dalam surat dinas adalah kop surat. Bagian ini berfungsi untuk menjelaskan dari instansi mana surat tersebut dikeluarkan. Isinya tentu profil lengkap perusahaan yaitu logo, nama, alamat, nomor telepon dan email instansi tersebut.
2. Tanggal surat
Struktur selanjutnya adalah tanggal surat dibuat. Poin ini penting untuk proses administrasi di kemudian harinya. Jadi, jangan lupa cantumkan ya, Ladies.
3. Nomor surat
Selain tanggal, proses administrasi surat dinas juga membutuhkan nomor surat. Gunanya untuk memudahkan dalam menyusun pengarsipan surat.
4. Perihal
Bagian ini berfungsi memudahkan orang yang dituju untuk mengetahui gambaran isi surat. Ladies bisa langsung to the point menulis “SURAT TUGAS” atau “SURAT DINAS”.
5. Lampiran
Bagian lampiran ini untuk menjelaskan apa saja berkas atau informasi tambahan. Biasanya, lampiran ini dijadikan alat kelengkapan yang tidak dimuat dalam surat.
6. Salam pembuka
Setelah itu, barulah ucapkan salam pembuka layaknya surat pada umumnya. Hal ini sifatnya penting dan wajib ya, Ladies untuk membuat lebih formal dan resmi.
7. Isi surat
Ini adalah bagian inti, Ladies. Di bagian ini informasi detail soal maksud dan tujuan surat dinas tersebut dibuat. Jadi, sampaikan saja langsung pada pokok permasalahan dan jangan bertele-tele.
Misalnya, Ladies ditugaskan untuk melakukan sebuah perjalanan dinas. Maka, sebutkan saja nama orang yang ditugaskan dan dalam rangka apa.
8. Salam penutup
Setelah menjelaskan semuanya, jangan lupa untuk menutupnya dengan salam penutup. Bagian ini penting untuk menunjukkan rasa hormat kita, Ladies.
9. Nama jelas dan stempel
Struktur terakhir yang harus ada adalah nama dan stempel instansi. Hal ini bertujuan untuk mendukung pernyataan bahwa surat tersebut adalah surat resmi.
Contoh Surat Dinas
Oleh karena jenis dan macamnya yang berbeda, berikut ini beberapa contoh surat dinas yang bisa Ladies gunakan.
1. Surat tugas perjalanan dinas
2. Surat dinas kuasa
3. Surat dinas sekolah
4. Surat pemberhentian pegawai
5. Surat pengangkatan pegawai
Itulah tadi, penjelasan mengenai seperti apa struktur surat dinas dan apa saja contohnya. Semoga informasi ini bisa bermanfaat ya, Ladies.
Agnes Sarila (Head Editor)
Sarjana Humaniora, Universitas Indonesia Hubungi Kami di [email protected]
