Menjalani kehidupan profesional dalam dunia kerja menuntut kita untuk selalu siap menerima setiap konsekuensinya. Salah satunya yaitu mendapatkan tugas atau perintah dari atasan. Perintah ini biasanya dibarengi dengan adanya surat tugas.
Sebenarnya, surat tugas merupakan surat dinas yang dikeluarkan oleh atasan yang berwenang kepada bawahan. Surat ini merupakan bagian dari surat resmi yang tidak dapat disalahgunakan.
Berikut ini Ladies Corner akan bagikan soal struktur surat tugas. Untuk Ladies yang sering melakukan perjalanan dinas, wajib disimak ya!
1. Bagian kepala/kop surat
Hampir seluruh surat resmi pasti menggunakan kop surat. Begitu pun dengan surat tugas. Tidak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya, kop surat dalam surat tugas berisi:
nama instansi atau lembaga (ditulis menggunakan huruf kapital)
alamat instansi atau lembaga
alamat email (bagian ini biasanya opsional)
logo instansi atau lembaga.
2. Bagian perihal surat
Perihal surat ini bertujuan untuk memberikan informasi yang pasti mengenai isi surat. Dalam hal ini, maka perihal surat ditulis dengan “SURAT TUGAS”. Posisinya diletakkan di bagian tengah dengan menggunakan huruf kapital.
3. Bagian nomor surat
Sama seperti surat pada umumnya, struktur yang harus ada dalam surat tugas adalah nomor surat. Nomor ini tidak dibuat sembarangan karena biasanya bersifat sistematis di setiap perusahaan atau instansi pemerintah. Untuk posisinya, bisa diletakkan di bawah tulisan “SURAT TUGAS.”
4. Isi surat
Isi surat merupakan bagian inti dan paling penting. Di dalamnya tercantum mengenai identitas pemberi tugas dan penerimanya. Identitas ini biasanya mencakup nama lengkap, nomor pegawai, alamat (opsional), dan jabatan. Selain itu, ada juga penjelasan mengenai tugas yang harus dilakukan atau job desk, serta lokasi, dan jangka waktu penugasan.
5. Bagian penutup
Setelah menguraikan isi, biasanya ada struktur penutup. Bagian ini berisi tentang harapan pemberi tugas kepada orang yang ditugaskan. Seperti misalnya, harapan untuk melaksanakan tugas dengan baik dan sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan. Selain itu, bila ada tambahan instruksi bisa disampaikan di bagian ini.
6. Nama tempat dan waktu pemberian tugas
Bagian ini berisi nama tempat dan waktu surat tugas dibuat. Posisinya sama dengan surat pada umumnya yaitu di bagian kanan bawah setelah bagian penutup.
7. Tanda tangan dengan dibubuhi stempel
Struktur terakhir yang harus ada dalam surat tugas adalah tanda tangan disertai nama jelas. Apabila instansi pemberi tugas bersifat resmi, maka jangan lupa untuk bubuhkan stempel. Pemberian stempel ini untuk memberikan keterangan bahwa surat itu penting dan sah.
Itulah tadi penjelasan mengenai struktur lengkap surat tugas. Jangan lupa diperhatikan setiap detailnya Ladies karena ini bukan surat sembarangan.
